Gérer du personnel n’est pas un processus simple. Mais réjouissez-vous, car plus vous le mettrez en pratique, plus vous en retirerez de la satisfaction et meilleurs seront vos employés.



La plupart des chefs d’entreprise rêvent de pouvoir compter sur des employés vaillants, qui défendent les intérêts de l’entreprise avec cœur, qui font les bons gestes et prennent les bonnes initiatives… sans qu’ils aient à leur dire ce qu’ils veulent! La plupart détestent devoir évaluer, corriger les comportements, intervenir pour améliorer le rendement de leurs employés. C’est le cas en agriculture comme ailleurs.

Malheureusement, le cerveau des employés n’est pas branché avec celui de leur patron. Ils ne peuvent deviner ce qui est attendu d’eux. Pour qu’un employé donne son plein rendement, il doit être formé, encadré, évalué par son patron. Dans une grande entreprise, le grand patron peut déléguer cette tâche mais dans une petite, s’il ne la fait pas, il en paiera le prix.

Choisir de grossir son entreprise signifie choisir de consacrer une partie de ses énergies à gérer du personnel.

Si l’entreprise est gérée par plusieurs personnes, cette responsabilité pourra être confiée à celle qui manifeste le plus d’intérêt et de talents dans le domaine. Dans le cas d’une ou d’un propriétaire-gestionnaire unique, cette responsabilité deviendra la sienne : cette activité ne pourra pas se déléguer complètement.

Souvent vue comme un mal nécessaire, LA GESTION DE LA PERFORMANCE est pourtant une activité qui apporte de nombreux avantages à l’employeur comme à l’employé.

Elle permet à l’employeur :
- De profiter de l’ensemble des talents de ses employés : les rencontres permettront de connaître les capacités, les intérêts et les besoins de perfectionnement des employés;
- D’éviter des erreurs coûteuses et des déceptions : des informations claires permettront à l’employé de mieux faire son travail et de s’y engager;
- D’établir un climat de respect et de confiance à son égard : des ententes claires sont une base solide pour le développement de relations harmonieuses.

Elle permet à l’employé :
- De travailler dans un climat de sécurité : il sait ce qu’on attend de lui et ce sur quoi on va l’évaluer;
- De développer ses compétences : l’évaluation de son travail et de ses comportements lui donne des occasions de perfectionnement;
- De recevoir de la reconnaissance : ses apports et ses efforts sont remarqués et soulignés.

Comment procéder?
1 - Définir les attentes avec l’employé
Pour qu’un employé réponde à vos attentes, il faut qu’il les connaisse. C’est la raison pour laquelle, en début d’emploi, il est important de rendre les choses claires. Une offre d’embauche ou une description de tâche décrivant ce qui est attendu d’un nouvel employé tel que nous vous le proposions dans le numéro de mai-juin 2004 du Coopérateur agricole – et que vous pouvez retrouver sur Internet au site www.coopfed.qc.ca/cooperateur – sont donc très utiles. Ces documents vous permettront d’amorcer le processus de gestion de la performance.

Si vous souhaitez mieux gérer la performance des employés qui sont déjà à votre emploi depuis quelque temps, il faudra démarrer avec un formulaire semblable à celui que nous proposons et où vous devrez inscrire la liste des tâches et des responsabilités de votre employé et préciser les attentes et conditions qui s’y rattachent. Les attentes peuvent être variées : des quantités de travail fait par jour, une qualité de travail comme la précision, un comportement particulier comme la collaboration, etc. Ce que nous nommons « conditions » sont des éléments à mettre en place par l’employeur pour que les attentes se réalisent.

Il peut s’agir, par exemple, de donner à l’employé la formation nécessaire pour qu’il réalise une tâche.

Le formulaire décrivant les tâches, les attentes et les conditions, doit être rempli avec la participation de l’employé.

Il aura l’occasion de poser des questions; d’apporter lui aussi des informations; de demander l’aide, l’information, la formation dont il a besoin pour bien répondre à vos attentes. Que vous utilisiez ou non le formulaire, l’important est de préciser, après vous être entendu avec lui, les tâches et les responsabilités que vous confiez à votre employé et de déterminer le plus précisément possible comment vous voulez qu’elles soient faites.

2 - Donner du feedback régulièrement
Le feedback régulier est au cœur de la réussite de la gestion de la performance. Il consiste à dire à votre employé ce que vous avez constaté concernant son travail ou ses comportements. Donner du feedback est avantageux pour les deux parties, que celui-ci soit positif ou négatif. En effet, si vous dites à votre employé que sa façon de faire une tâche ne convient pas, que vous lui expliquez pourquoi, que vous démontrez comment il faut la faire, vous êtes en train d’accroître ses compétences et d’améliorer sa performance. Les deux y gagnent. Si vous lui faites part que vous avez apprécié la décision qu’il a prise en votre absence et que vous lui expliquez pourquoi, vous l’aidez à comprendre vos priorités, vous lui donnez une raison de continuer à essayer de vous aider.

Un commentaire précis sur un geste, un comportement, une attitude est habituellement bien reçu. Il permet à l’employé de poursuivre dans la même voie ou de corriger ses façons de faire. Lorsqu’un geste est critiqué, ce n’est pas toute la personne qui est évaluée. Voilà pourquoi il est préférable de donner du feedback régulièrement aussitôt qu’un comportement a été observé. Attendre trop longtemps pour réagir mène souvent à des remarques générales ressemblant à des jugements sur l’employé du genre « tu es négligent », ou « tu es maladroit », etc. Ce sont ces jugements qui ne sont pas acceptés parce qu’ils portent un coup à l’estime de soi que chaque individu veut préserver.

Vous devez accorder plus de temps à cet aspect de la gestion de la performance en début d’emploi. Même si un nouvel employé a beaucoup d’expérience, il ne connaît pas VOS façons de faire, il ne sait pas à quoi VOUS tenez. Si vous donnez du feedback régulier en début d’emploi, vous vous épargnerez beaucoup de frustrations. Vous aurez moins d’énergie à consacrer à redresser des situations.

3 - Tenir un dossier de l’employé
Le dossier de l’employé sert à conserver les ententes faites avec lui ainsi que les faits qui serviront à l’évaluer.

Le dossier pourra comprendre la description de tâche, la lettre d’embauche, des ententes particulières réalisées avec lui, les heures travaillées, les jours de vacances, des notes sur des problèmes survenus, sur des appuis offerts ou reçus, etc. Si aucune note n’est prise sur les ententes faites entre vous ou sur des avantages que vous avez décidé de consentir à votre employé, chacun pourra interpréter les dires de l’autre à sa façon. Vous créez ainsi le terreau le plus fertile pour les mésententes. Souvenez-vous aussi que les avantages qui ne sont pas clairement perçus ne jouent pas de rôle positif dans la motivation de l’employé. Les écrire les rend plus explicites (outil 1).

Il arrive aussi, parfois en cours d’année et pendant les moments les plus stressants, des difficultés qu’il est impossible de régler sur-le-champ. Il faudra en parler au moment de l’évaluation. Si les faits n’ont pas été pris en note, le risque est grand de partir la conversation en accusant, en généralisant, en démontrant de la rancœur. Il serait aussi important de noter ce que vous avez apprécié de l’employé. Ce sera important au moment de l’évaluation, car en reconnaissant les bons comportements vous augmentez les chances de les maintenir et les demandes d’améliorations seront mieux reçues si l’employé perçoit que ses bons coups sont reconnus.

4 - Procéder à des évaluations annuelles
Il est important de procéder chaque année à l’évaluation de chacun des employés… même pour les employés modèles… qu’il faut prendre le temps de féliciter et qui peuvent avoir besoin de faire le point. Un ajustement de la rémunération peut faire suite à l’évaluation, mais il n’est pas recommandé de lier complètement les deux éléments.

Vous pouvez être très satisfait d’un employé et ne pas avoir les moyens d’augmenter son salaire. Ce qui serait navrant, ce serait de ne pas donner de reconnaissance à quelqu’un qui fait très bien son travail en plus de ne pas lui donner d’augmentation de salaire. S’il ne reçoit rien de ses efforts…, il ira en faire profiter quelqu’un d’autre . Donnez au moins ce que vous pouvez donner.

S’il y a quelque chose qui cloche dans le rendement ou le comportement d’un employé, l’évaluation annuelle est le moment opportun pour regarder la situation avec lui, rechercher les causes de ce qui ne va pas et trouver des solutions. Procéder à des évaluations à l’avance permet de traiter les problèmes d’une façon naturelle. Il n’y a de surprise pour personne. Étant donné qu’en début d’emploi les ajustements sont plus nombreux, il est recommandé de prévoir une évaluation après trois mois et une autre après six mois.

Les éléments oubliés lors de l’embauche pourront alors être clarifiés. Chacune des évaluations sera aussi l’occasion de s’entendre sur des améliorations. Il peut s’agir d’améliorations dans le comportement ou le rendement d’un employé, dans l’organisation du travail ou dans la relation entre les employés ou entre l’employé et l’employeur. C’est l’occasion aussi de prévoir des activités de formation : plus votre employé sera compétent, plus votre entreprise en bénéficiera.


Comment réaliser une rencontre d’évaluation
1 - Se préparer et demander à l’employé de se préparer
Une rencontre préparée accroît de façon importante les chances de réussite. Le relevé des observations que vous aurez tenu vous permettra de préciser les sujets à aborder avec l’employé. Il faut aussi consulter votre description de tâches ou votre entente d’embauche. L’employé doit être évalué sur les tâches, responsabilités et attentes qu’on lui a communiquées. L’outil 2 vous aidera à compléter votre préparation. Vous aurez à y transcrire les tâches, responsabilités, attitudes, attentes et conditions. Pour chacun de ces éléments, vous apporterez votre évaluation et vous demanderez à votre employé de le faire de son coté.

2 - Tenir la rencontre
La rencontre pourra se dérouler en s’appuyant sur l’évaluation de chacun. Dans certains cas, l’évaluation des deux parties sera assez proche, dans d’autres, les perceptions seront différentes. Ce sera l’occasion d’échanges fructueux. Pour qu’ils le soient, prêtez attention aux faits et évitez les jugements généraux. Vos employés peuvent avoir raison de penser et d’agir différemment de vous. Ils peuvent enrichir vos façons de faire. Cependant, si vous tenez à certains comportements ou manières de procéder, dites-le et expliquez les raisons qui sous-tendent vos demandes.

3 - S’entendre sur un plan d’amélioration
L’évaluation sert à s’améliorer. Il est avantageux pour votre employé, pour vous et votre entreprise, de conserver une approche d’amélioration continue.

Les améliorations à prévoir peuvent porter sur des comportements à modifier ou des compétences à développer pour l’employé, des conditions à mettre en place pour l’employeur (outil 3). Lors de la prochaine évaluation, il faudra consulter ce document et évaluer les progrès réalisés.


Conclusion
La gestion de la performance des employés est un processus continu qui joue un rôle prépondérant dans votre succès. Réalisé avec respect, ce processus est avantageux pour vos employés qui y trouveront des occasions d’apprentissage et la satisfaction de la reconnaissance. Pour l’employeur, ce processus est aussi un moyen de perfectionnement et de satisfaction. En effet, il vous aidera à devenir un meilleur patron. Plus vous l’utiliserez, plus vous serez fier de ce champ d’action, particulièrement délicat à cultiver!


* L’auteure est consultante en communication et développement des organisations.

L’auteure remercie Mme Claire Desaulniers et M. Alphonse Pittet, de la Ferme Pittet, de Saint-Tite, pour les informations qu’ils ont eu la générosité de nous fournir lors de la rédaction de cet article.




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