Entretiens
Les coopératives d'utilisation de matériel agricole (CUMA) partagent davantage que des équipements. Elles échangent aussi leurs bons coups.
Par Nancy Malenfant,
conseillère aux affaires coopératives
La Coop fédérée nancy.malenfant@lacoop.coop
Panne d'équipements, absence de relève, données manquantes ou mauvais payeurs : les défis ne manquent pas pour les gestionnaires de CUMA. Néanmoins, des solutions existent. Il suffit de regarder ce qui se fait ailleurs. Car s'il y a des défis communs, il existe des solutions à faire partager. C'est dans cet esprit que, lors du séminaire ayant pour thème Structurer le succès, une quarantaine de gestionnaires et membres représentant 17 CUMA ont échangé leurs idées respectives quant à diverses mises en situation reflétant des défis fréquemment rencontrés par leurs organisations. Les quatre défis soumis aux participants ont été ciblés à la suite d'un sondage réalisé à l'automne 2013 auprès des CUMA affiliées à La Coop fédérée. Voici quelques-unes des pistes d'actions suggérées par les groupes de travail.

Défi no1
Entretien et panne des équipements
Mise en situation : Dans notre CUMA surviennent trop souvent des pannes d'équipement résultant de l'utilisation par des membres peu consciencieux. Pour certaines branches d'activité*, le nombre important de membres rend difficile le suivi de l'entretien et, puisque l'équipement passe directement d'un membre à l'autre, il devient difficile de trouver l'origine d'une panne ou même de déterminer si celle-ci résulte d'une usure normale ou d'une mauvaise utilisation.

Pistes d'actions : Chaque usager devrait procéder à une inspection visuelle avant et après toute utilisation et inscrire ses observations dans un carnet de bord attaché en tout temps à la machine. Ce carnet servirait aussi à noter les réglages et modifications apportés à l'équipement, à consigner l'entretien et les réparations effectués ainsi qu'à comptabiliser les unités d'utilisation (hectare, heure, voyage, tonne) réalisées par chaque membre.

Toute panne doit être signalée immédia­tement au responsable du matériel. Pour certaines machines sujettes à des pannes fréquentes ou nécessitant un entretien serré (telle une débroussailleuse), on peut instaurer une règle obligeant le retour de l'équipement chez le responsable pour qu'il soit vérifié après chaque utilisation. La rémunération des travaux d'entretien peut aussi inciter les membres à s'impliquer davantage sur ce plan.

La prévention demeure néanmoins l'action à privilégier. Ainsi, il importe de responsabiliser les membres en stimulant leur sentiment d'appartenance à la CUMA par de l'information, de la formation et de l'éducation quant à leurs devoirs et responsabilités.

Défi no2
Manque de relève en gestion
Mise en situation : La secrétaire-trésorière de notre CUMA occupe ce poste depuis longtemps et connaît tous les rouages de l'organisation. Elle a créé plusieurs outils administratifs spécialement adaptés au fonctionnement de la CUMA et élaboré sa propre méthode de travail. Or, elle a signifié dernièrement au conseil d'administration qu'elle songeait à se retirer. Cette tâche est lourde et aucun candidat potentiel n'est disponible pour prendre le relais. Et si nous trouvons un remplaçant, nous ne savons pas comment nous assurer que la transition s'effectue de façon harmonieuse.

Pistes d'actions : Prévoir la relève devrait être une préoccupation constante et ne pas apparaître à l'ordre du jour seulement lorsqu'un gestionnaire ou un administrateur annonce son départ. Le conseil d'administration (C.A.) doit constamment demeurer à l'affût de candidats potentiels et tenter de stimuler leur intérêt envers la CUMA. Pourquoi ne pas aller jusqu'à réserver un siège d'administrateur pour la relève, créer un poste de secrétaire associé ou inviter des jeunes à parti­ciper aux réunions du C.A. ?

Toutes les stratégies visant à alléger la tâche du secrétaire-trésorier peuvent aussi faciliter la recherche d'un remplaçant. On peut, par exemple, envisager de séparer les postes de secrétaire et de trésorier et impliquer davantage les responsables de branches d'activité.

Lorsqu'une personne est recrutée pour prendre la relève, il est conseillé de transférer les dossiers graduellement et que l'ancien secrétaire-trésorier puisse continuer d'offrir du soutien le temps que son successeur soit à l'aise. L'achat d'un ordinateur et d'une imprimante réservés à la CUMA facilite la passation des dossiers. Un programme de mentorat entre gestionnaires de CUMA voisines pourrait également être mis en place si jamais le secrétaire-trésorier devait quitter précipitamment ses fonctions. Beaucoup souhaitent également que de la formation parti­culière soit offerte, une option présentement considérée par La Coop fédérée.

Défi no3
Collecte des unités d'utilisation

Mise en situation : Les membres manquent de discipline quand il s'agit de consigner leur utilisation des équipements de la CUMA. Ils la notent sur un bout de papier qu'ils finissent par égarer ou bien font confiance à leur mémoire, qui souvent leur fait défaut. Résultat : le secrétaire-trésorier doit relancer les responsables de branches d'activité plusieurs fois en fin de saison afin de parvenir à obtenir cette information, dont il a absolument besoin pour effectuer la dernière facturation et boucler l'année financière.

Pistes d'actions : Il est possible d'installer sur chaque équipement un coffre dans lequel on place un carnet de bord où inscrire le nombre d'unités utilisées. Ce type de coffre peut être installé directement par le concessionnaire à l'achat de la machine. Pour protéger le carnet de l'humidité, on suggère de le mettre dans un sac étanche (de type Ziploc), avec un crayon à mine.

Chaque membre (ou conducteur de machinerie) a la responsabilité de noter ses unités d'utilisation. Une pénalité financière pourrait être imposée à celui qui omet de remplir le carnet. Ou si l'on assigne la récolte des données au responsable de la branche d'activité, il recevrait une amende s'il tarde à fournir l'information au secrétaire-trésorier en fin d'année.

Défi no4
Gérer les mauvais payeurs

Mise en situation : Dans notre CUMA, quelques membres tardent toujours à payer leurs factures. Après plusieurs avertissements, un membre a même déjà été expulsé pour des comptes en souffrance, et nous ne savons pas quels recours intenter pour récupérer l'argent qu'il doit. Toute cette situation fragilise la trésorerie de la CUMA, sans compter que c'est injuste pour les membres qui paient toujours à temps et doivent assumer cette perte.

Pistes d'actions : Avant d'en arriver à un tel dénouement et de devoir faire appel à une entreprise de recouvrement, il est souhaitable de procéder par étapes. Premièrement, on tente de négocier directement avec le mauvais payeur les modalités d'une entente de paiement. Si cette entente achoppe, on peut cesser de lui louer l'équi­pement jusqu'à ce qu'il s'acquitte de sa dette. En dernier recours, la coopérative pourrait récupérer son dû à même les droits d'utilisation que le membre fautif a versés à la CUMA et l'en expulser.

Imposer une pénalité ou des intérêts aux retardataires constitue un bon moyen de ramener ceux-ci à l'ordre. Néanmoins, lorsqu'un membre présente un historique de retard de paiement répétitif, le conseil d'administration peut décider d'exiger qu'il paie avant même d'utiliser l'équipement. Bien qu'ils ne soient pas infaillibles, les prélèvements préautorisés et les chèques post­datés réduisent aussi les risques liés aux mauvais payeurs.

* Une branche d'activité correspond à une unité d'utilisation en commun de matériel ou de services pour laquelle le membre signe un contrat d'engagement envers la coopérative.
 
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